Para asegurarse de que su currículum profesional respalde sus objetivos, use esta descripción de trabajo de asistente administrativo asociado para informar lo que debe resaltar en su currículum.
Al revisar los ejemplos de descripciones de puestos, los solicitantes de empleo podrán identificar qué habilidades técnicas y blandas, credenciales y experiencia laboral son más importantes para un empleador en su campo objetivo.
Descripción del puesto de asistente administrativo:
Los deberes y responsabilidades del asistente administrativo incluyen brindar apoyo administrativo para garantizar el funcionamiento eficiente de la oficina. Apoya a los gerentes y empleados a través de una variedad de tareas relacionadas con la organización y la comunicación. Los asistentes administrativos son responsables del material confidencial y sensible al tiempo. Familiarizado con una variedad de conceptos, prácticas y procedimientos del campo.
Capacidad para comunicarse de manera efectiva por teléfono y correo electrónico, lo que garantiza que todas las tareas del asistente administrativo se completen con precisión y se entreguen con alta calidad y de manera oportuna. Puede dirigir y dirigir el trabajo de otros. Confíe en la experiencia y el juicio para planificar y lograr objetivos y se espera un amplio grado de creatividad y libertad. Por lo general, reporta a un gerente o jefe de una unidad/departamento.
Responsabilidades del asistente administrativo:
Contestar y dirigir llamadas telefónicas
Organizar y programar citas y reuniones.
Mantener listas de contactos
Producir y distribuir memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios
Asistir en la preparación de informes programados regularmente.
Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
Solicitar material de oficina
Reservar arreglos de viaje
Presentar y conciliar informes de gastos
Proporcionar apoyo general a los visitantes.
Proporcionar información respondiendo preguntas y solicitudes.
tomar dictado
Investiga y crea presentaciones.
Generar informes
Manejar múltiples proyectos
Preparar y controlar las facturas.
Desarrollar personal administrativo proporcionando información, oportunidades educativas y oportunidades de crecimiento experiencial.
Garantizar el funcionamiento de los equipos completando los requisitos de mantenimiento preventivo; pedir reparaciones; mantenimiento de inventarios de equipos; evaluación de nuevos equipos y técnicas
Mantenga el inventario de suministros comprobando el stock para determinar el nivel de inventario; anticipar los suministros necesarios; realizar y acelerar pedidos de suministros; verificar la recepción de suministros
Mantener el conocimiento profesional y técnico asistiendo a talleres educativos; revisión de publicaciones profesionales; establecimiento de redes personales; participar en sociedades profesionales
Contribuir al esfuerzo del equipo logrando resultados relacionados según sea necesario
Realizar tareas administrativas tales como archivar, mecanografiar, copiar, encuadernar, escanear, etc.
Organizar los arreglos de viaje para los altos directivos
Escribir cartas y correos electrónicos en nombre de otro personal de la oficina
Reserve conferencias telefónicas, habitaciones, taxis, mensajería, hoteles, etc.
Cubrir el mostrador de recepción cuando sea necesario
Mantener sistemas de archivo informáticos y manuales.
Manejar información sensible de manera confidencial.
Tomar actas precisas de las reuniones.
Coordinar los procedimientos de la oficina.
Responder a consultas por correo electrónico, teléfono o cara a cara
Desarrollar y actualizar los sistemas administrativos para hacerlos más eficientes.
Resolver problemas administrativos
Recibir, clasificar y distribuir el correo.
Contestar llamadas telefónicas y pasarlas
Gestionar citas de personal
Supervisar y supervisar el trabajo del personal subalterno.
Mantener actualizados los registros de vacaciones de los empleados.
Coordinar reparaciones de equipos de oficina.
Saludar y ayudar a los visitantes a la oficina.
Fotocopiar e imprimir documentos en nombre de otros compañeros
Proporcionar una comunicación educada y profesional.
Implementar tareas administrativas y procesos administrativos.
Llevar a cabo la entrada de datos
Confirmar reservas de restaurante para personal senior
Una sección de habilidades de currículum bien elaborada, que destaque sus habilidades relevantes para un puesto de asistente administrativo, ayudará a que su currículum supere el sistema de seguimiento de candidatos (ATS), que es el primer paso para que su solicitud sea notada. Utilice las habilidades y competencias principales del asistente administrativo a continuación para ayudarlo a escribir su currículum de manera efectiva.
Requisitos para asistente administrativo:
Experiencia comprobada de administrador o asistente
Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de la oficina.
Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo.
Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
Fuertes habilidades de organización y planificación.
Competente en MS Office
Al menos 7 años de experiencia en el ramo o en un área afín
Diploma de escuela secundaria o su equivalente; título universitario preferido
Habilidades y competencias del asistente administrativo:
Habilidades de informes
Habilidades de escritura administrativa
Competencia en Microsoft Office
Análisis
Profesionalismo
Resolución de problemas
Administración de proviciones
Control de inventario
Comunicación verbal
Procedimientos de administración de la oficina
Mecanografía
Atención a los detalles
Exactitud
Tarea múltiple
Habilidades telefónicas
Trabajo en equipo
Discreción y juicio
Paciencia
Inventiva
Anticipa necesidades
Inteligencia emocional
Flexibilidad
Edición y revisión
Habilidades de Microsoft Office
Habilidades mecanográficas
¿No estás seguro de cómo incorporar todo esto en tu currículum? Vea cómo ayudamos a esta asistente ejecutiva a renovar su currículum. Al formatear el currículum para incluir un sólido resumen de calificaciones al principio que destaque las habilidades requeridas en la descripción del trabajo, este asistente administrativo profesional se destacará ante los gerentes de contratación desde el principio.