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Gerente de oficina Descripción del puesto | Presumir

enero 25, 2022

Para garantizar que su currículum profesional respalde sus objetivos, use esta descripción de trabajo de gerente de oficina para informar lo que debe resaltar en su currículum.

Al revisar los ejemplos de descripciones de puestos, los gerentes de oficina podrán identificar qué habilidades técnicas y blandas, credenciales y experiencia laboral son más importantes para un empleador en su campo objetivo.

El Gerente de la Oficina organizará y coordinará la administración y los procedimientos de la oficina, a fin de garantizar la eficacia, la eficiencia y la seguridad de la organización. El Gerente de Oficina es responsable de desarrollar protocolos de comunicación dentro de la oficina, agilizar los procedimientos administrativos, el control de inventario, la supervisión del personal de la oficina y la delegación de tareas.

El gerente de oficina exitoso es un profesional enérgico al que no le importa usar múltiples sombreros. Con experiencia en el manejo de una amplia gama de tareas administrativas y tareas relacionadas con el apoyo ejecutivo y capaz de trabajar de forma independiente con poca o ninguna supervisión. Bien organizado, flexible y disfruta de los desafíos administrativos de apoyar una oficina de personas diversas.

  • Persona de contacto para mantenimiento, correo, envío, suministros, equipos, facturas y mandados

  • Organizar y programar reuniones y citas.

  • Asociarse con Recursos Humanos para mantener las políticas de la oficina según sea necesario

  • Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina.

  • Coordinar con el departamento de TI en todos los equipos de oficina.

  • Administre las relaciones con los proveedores, los proveedores de servicios y el propietario, asegurándose de que todos los artículos se facturen y paguen a tiempo.

  • Administre negociaciones de contratos y precios con proveedores de oficinas, proveedores de servicios y arrendamiento de oficinas

  • Proporcionar apoyo general a los visitantes.

  • Responsable de crear diapositivas de PowerPoint y hacer presentaciones.

  • Administre los horarios, calendarios y citas de los ejecutivos

  • Responsable de administrar los servicios de la oficina al garantizar que las operaciones y los procedimientos de la oficina estén organizados, la correspondencia esté controlada, los sistemas de archivo estén diseñados, las solicitudes de suministros sean revisadas y aprobadas, y que las funciones administrativas estén debidamente asignadas y supervisadas.

  • Establecer una referencia histórica para la oficina al delinear los procedimientos de protección, retención, eliminación de registros, recuperación y transferencias de personal.

  • Garantizar que se mantenga la eficiencia de la oficina al llevar a cabo la planificación y ejecución de la adquisición de equipos, diseños y sistemas de oficina.

  • Responsable de desarrollar e implementar las políticas de la oficina mediante el establecimiento de procedimientos y estándares para guiar el funcionamiento de la oficina.

  • Asegúrese de que los resultados se miden con respecto a los estándares, mientras realiza los cambios necesarios en el camino

  • Asignar tareas y asignaciones a los subordinados y monitorear su desempeño

  • Asignar y monitorear responsabilidades y tareas administrativas, administrativas y de secretaría entre el personal de la oficina.

  • Realizar revisión y análisis de proyectos especiales y mantener debidamente informada a la gerencia

  • Determinar las tendencias actuales y proporcionar una revisión a la gerencia para actuar en consecuencia.

  • Responsable de reclutar personal para la oficina y brindar orientación y capacitación a los nuevos empleados.

  • Garantizar el máximo rendimiento del personal de la oficina brindándoles el entrenamiento y la orientación adecuados.

  • Manténgase actualizado sobre el conocimiento técnico y profesional asistiendo a talleres educativos, uniéndose a asociaciones profesionales, construyendo redes con otros profesionales y revisando publicaciones de la industria.

  • Responsable de garantizar que se cumplan los objetivos financieros de la oficina mediante la preparación del presupuesto anual de la oficina, la planificación de los gastos, el análisis de las variaciones y la realización de las correcciones necesarias que puedan surgir

  • Participar activamente en la planificación y ejecución de los eventos de la empresa.

  • Responsable de desarrollar estándares y promover actividades que mejoren los procedimientos operativos.

  • Asignar los recursos disponibles para permitir el desempeño exitoso de las tareas

  • Coordinar las actividades del personal de la oficina para garantizar la máxima eficiencia.

  • Evaluar y gestionar el desempeño del personal.

  • Reclutar y seleccionar personal de oficina.

  • Organizar la orientación y la formación de los nuevos miembros del personal.

  • Entrenador, mentor y personal de la oficina de disciplina

  • Diseñar e implementar sistemas de archivo.

  • Garantizar que los sistemas de archivo se mantengan y estén actualizados.

  • Establecer y monitorear procedimientos para el mantenimiento de registros.

  • Garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.

  • Diseñar e implementar políticas y procedimientos de la oficina.

  • Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la oficina.

  • Analizar y monitorear los procesos internos

  • Implementar cambios de procedimientos y políticas para mejorar la eficiencia operativa

  • Preparar informes y cronogramas operativos para garantizar la eficiencia.

  • Coordinar horarios, citas y reservas.

  • Supervisar y mantener el inventario de suministros de oficina.

  • Revisar y aprobar adquisiciones de suministros de oficina.

  • Atender las consultas y quejas de los clientes

  • Gestionar las relaciones internas del personal.

  • Mantener un ambiente de trabajo seguro, protegido y agradable.

  • Una sección de habilidades de currículum bien elaborada, que destaque sus habilidades relevantes para un puesto de gerente de oficina, ayudará a que su currículum supere el sistema de seguimiento de candidatos (ATS), que es el primer paso para que su solicitud sea notada. Use las principales habilidades y competencias del gerente de oficina a continuación para ayudarlo a escribir su currículum de manera efectiva.