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Las mejores prácticas para la etiqueta de correo electrónico profesional en cada situación

febrero 17, 2022
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El correo electrónico es una herramienta poderosa: utilícela sabiamente.

Si ya recibe más correos electrónicos comerciales de los que le gustaría abrir, leer y responder, definitivamente no está solo. De acuerdo a estatistase enviaron y recibieron aproximadamente 281 mil millones de correos electrónicos cada día en 2018, y se espera que la cifra aumente a más de 347 mil millones de correos electrónicos diarios para 2023.

Los correos electrónicos son parte del negocio, tanto para los profesionales empleados como para los que buscan trabajo. Dado que la mayoría de las personas se ven inundadas de correos electrónicos todos los días, desea hacer todo lo posible para asegurarse de que se lean los correos electrónicos que envía. Desde un saludo de correo electrónico respetuoso hasta un formato de correo electrónico profesional, escribir bien puede marcar una gran diferencia. Así que sigue leyendo para consejos de etiqueta de correo electrónico profesional eso aumentará las probabilidades de que sus correos electrónicos sean leídos en lugar de desechados.

1. Especifique su línea de asunto

Titule las líneas de asunto de su correo electrónico de tal manera que el destinatario sepa de inmediato de qué se trata realmente el mensaje.

Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico para informar a un colega sobre una reunión específica, puede titular su correo electrónico algo así como «Información sobre la reunión de presupuesto». Si está enviando un correo electrónico para informar a un compañero de trabajo sobre una reunión improvisada, puede titular el correo electrónico de forma similar a «Reunión en la sala de conferencias hoy a las 2 p. m.». Considerándolo todo, desea que su título llegue al punto de inmediato.

2. Utiliza una dirección de correo electrónico profesional

La etiqueta de correo electrónico adecuada exige enviar correos electrónicos desde la dirección de correo electrónico de su empresa, en lugar de una dirección de correo electrónico personal. Algunas personas pueden considerar que usar una dirección de correo electrónico personal para fines comerciales no es profesional, especialmente si se trata de asuntos confidenciales. Además, al mantener su correo electrónico comercial y personal separados, se asegura de que nada urgente se pierda en medio de correos electrónicos no deseados, mensajes de marketing y otras comunicaciones personales.

3. Usa saludos de correo electrónico profesionales

Si bien puede ser tentador usar saludos informales al enviar correos electrónicos a asociados y amigos en el trabajo, debe usar los mismos saludos profesionales que normalmente usaría al escribir correspondencia comercial con lápiz y papel. Así que piense «Hola» en lugar de «Oye» para establecer el tono correcto para su conversación.

Otros ejemplos de saludos que puede usar incluyen:

4. (Principalmente) evite «responder a todos»

Por lo general, es una buena idea evitar la tentación de presionar la opción «responder a todos» al enviar correos electrónicos profesionales.

Dejando a un lado la etiqueta de correo electrónico adecuada, puede ser bastante molesto para las personas que se incluyan en un correo electrónico grupal si el contenido del mensaje no tiene nada que ver con ellos. Así que sea considerado y solo presione «responder a todos» si el mensaje es de interés para todos los destinatarios.

¿Otra forma de evitar enviar spam a las personas con correos electrónicos no deseados? Utilice la alternativa cortés de mudarse a BCC. Esto significa que si alguien fuera a «responder a todos» a un mensaje con partes con CC y BCC, solo las partes con CC recibirían la respuesta. Al mover a alguien a BCC, mantiene la conversación sin esa persona, ahorrándole correos electrónicos que no necesita leer. Solo asegúrese de informarles que los enviará en BCC de antemano; no querrás sacar a alguien del hilo del correo electrónico sin ser transparente.

5. Revisión/revisión ortográfica

A veces, las personas prestan menos atención a la ortografía y la gramática cuando redactan correos electrónicos que cuando escriben cartas reales, que es la forma en que tradicionalmente se realizaba la correspondencia comercial. Pero la verdad es que la ortografía y la gramática correctas aún cuentan, incluso en el mundo virtual. Después de escribir su correo electrónico, léalo en voz alta para asegurarse de que no haya errores ortográficos o gramaticales, ya que podrían eclipsar su mensaje. La razón para leerlo en voz alta es que a veces tus oídos captan algo que tus ojos pasan por alto.

6. Mantenlo breve y dulce

Cuando se trata de los correos electrónicos de su empresa, cuanto más cortos y sencillos sean, mejor. Mantener sus correos electrónicos concisos y directos significa no solo menos tiempo dedicado a redactar su correo electrónico, sino también una respuesta oportuna de la persona a la que envió el correo electrónico. Confíe en nosotros: nadie quiere leer una novela en su bandeja de entrada.

7. Confirmar correos electrónicos

Con la etiqueta del correo electrónico comercial, siempre es una buena idea enviar una respuesta, independientemente de si la persona que le envía el correo electrónico la solicita. No solo debe reconocer todos los correos electrónicos, sino también hacerlo de manera oportuna. Apunte dentro de 1 o 2 días hábiles, pero priorice los correos electrónicos que requieren su atención para que otra parte avance con una acción.

Este tipo de cortesía no siempre se extiende, y se sorprenderá de lo mucho que su profesionalismo puede diferenciarlo.

8. Evite las mayúsculas

Usar todas las letras mayúsculas en la comunicación escrita es como gritar en una conversación cara a cara, y a nadie le gusta que le griten. Por lo tanto, por lo general, no es una etiqueta de correo electrónico apropiada o apropiada usar mayúsculas para transmitir su mensaje.

Si sabe lo que quiere decir, deje que sus palabras muestren cómo se siente y deje en paz el botón de bloqueo de mayúsculas. Una excepción obvia sería si está utilizando acrónimos o iniciales.

Ejemplos de siglas e iniciales comerciales comunes en correos electrónicos profesionales:

  • Lo antes posible, tan pronto como sea posible)

  • FYI (para su información)

  • Por cierto (por cierto)

  • EOD (fin del día)

  • COB (cierre del negocio)

  • ATTN (atención)

  • N/A (no disponible)

  • COD (contra reembolso)

  • TBD (por determinar)

  • KPI (indicador clave de rendimiento)

  • EOM (fin del mensaje)

  • FMH (trabajo desde casa)

  • OOO (fuera de la oficina)

  • YTD (año hasta la fecha)

9. Adjunte con cuidado

En el caso de que necesite enviar archivos adjuntos grandes, primero debe preguntarle al destinatario si está bien hacerlo o no. Suponiendo que obtenga el visto bueno, debe usar un programa para comprimir o comprimir el archivo adjunto para que ocupe menos espacio en la bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario. También es una buena idea informarle al destinatario cuándo planea enviar el archivo adjunto.

Otra excelente alternativa a los archivos adjuntos de correo electrónico es enviar enlaces a archivos alojados mediante almacenamiento en la nube, como Google Drive o Dropbox. Esto no solo ocupará mucho menos espacio, sino que también le permitirá alojar múltiples archivos y mantenerse organizado. En lugar de hojear correos electrónicos y encontrar los archivos adjuntos correctos, usted y sus compañeros de trabajo pueden tener todo en un solo lugar. Además, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube son gratuitos hasta un cierto GB, por lo que no arruinará su banco.

10. Verifique dos veces la dirección de correo electrónico

Cuando se trata de asuntos comerciales, lo último que desea es enviar un correo electrónico a la persona equivocada. Es por eso que debe verificar la información del destinatario antes de presionar el botón «enviar». Si tiene el hábito de verificar la información del receptor, evitará cometer estos errores.

Algunos proveedores de correo electrónico, como Gmail, también ofrecen una función llamada «Deshacer envío». Al presionar enviar por primera vez, aparecerá una opción en la parte inferior de la ventana de su navegador que le preguntará si desea deshacer esta acción antes de que se envíe de forma permanente. Si accidentalmente agregó a la persona equivocada, esto le cambiará la vida. En lugar de enviarles un correo electrónico que no está destinado a sus ojos, tienes otra oportunidad de enviarlo a la persona adecuada sin causar ningún daño.

11. Incluye una firma

Es una buena idea tener una firma de correo electrónico como componente de su identidad corporativa. Hará que sus correos electrónicos se vean más legítimos y profesionales. De hecho, puede ver su firma de correo electrónico como el equivalente digital de su tarjeta de presentación. Dicho esto, desea que su firma de correo electrónico tenga el mismo formato que su tarjeta de presentación impresa. Así que deje los múltiples tipos de fuentes y opte por la estandarización para presentar una imagen agradable y profesional. Incluso con una firma de correo electrónico, debe cerrar su mensaje con una firma profesional.

Los ejemplos de firmas de correo electrónico profesionales incluyen:

Más ayuda

Tono de voz

Como nota final, considere su tono general al redactar y nuevamente al editar su correo electrónico. Por lo general, desea parecer educado, profesional y servicial. Usar oraciones cortas puede indicar que estás muy ocupado o que estás enojado. El uso de muchos signos de exclamación puede indicar que está muy emocionado o poco profesional cuando se usa en exceso.

Su tono de voz debe coincidir con su intención. Cuando se comunica sin señales visuales como expresiones y volumen, puede ser fácil malinterpretarlo y ser malinterpretado. En general, lo mejor es ser claro y conciso. Lea su correo electrónico cuidadosamente antes de enviarlo, después de que esté libre de errores, mientras trata de ponerse en el lugar de su destinatario. ¿Está claro lo que estás preguntando? ¿Puedes identificar alguna frase que pueda ser ambigua? ¿Puede anticipar las preguntas que pueden surgir? ¿Está seguro de que esta persona tiene la cantidad correcta de información que necesita? Verificar la claridad antes de hacer clic en enviar reducirá el tiempo que pasa respondiendo a los mensajes a largo plazo.

Ejemplos de correo electrónico profesional

Si no está seguro de lo que debe decir en su próximo correo electrónico, tenemos ejemplos y plantillas de correo electrónico para estas situaciones profesionales comunes:

Conclusión

Como puede ver, hay mucho en lo que pensar cuando se trata de la etiqueta del correo electrónico en el trabajo. El correo electrónico en el lugar de trabajo es un hecho de la vida, y hay investigaciones que sugieren que este será el caso en los próximos años, ya que las empresas continúan confiando en los correos electrónicos para comunicarse tanto interna como externamente. Lo que esto significa es que debe aprender a usar el correo electrónico de manera efectiva, especialmente si desea que sus mensajes se lean en lugar de eliminarlos.

Mantener una imagen profesional incluye comunicarse correctamente y eso, por supuesto, incluye los correos electrónicos. El correo electrónico es una herramienta poderosa para la creación de redes y en el lugar de trabajo, y estos consejos de etiqueta de correo electrónico le darán un buen comienzo.

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