No te preocupes; sus correos electrónicos no van a ninguna parte.
El correo electrónico puede ser una herramienta crucial para la comunicación en su trabajo diario, pero puede terminar siendo una gran pérdida de tiempo si no se usa de manera efectiva. Esto es especialmente cierto si su teléfono inteligente está vinculado a su correo electrónico de trabajo; se verá inundado con notificaciones sin importar a dónde vaya y qué esté haciendo, lo que lo llevará a cambiar constantemente su enfoque de una cosa a otra.
Si bien tener cero mensajes sin leer puede brindarle satisfacción a corto plazo, ¡tenga en cuenta que no refleja su productividad! De hecho, se verá arrastrado a un ciclo interminable de distracción, ya que los nuevos correos electrónicos seguirán llegando. La experta en asesoramiento profesional de TopResume, Amanda Augustine, recientemente compartió sus consejos con Fast Company para cuando debe y no debe revisar su correo electrónico. Estos son sus siete consejos para revisar sus correos electrónicos y minimizar las distracciones:
1. No revises tu correo electrónico a primera hora de la mañana
Es un hábito instintivo para muchos profesionales revisar su bandeja de entrada en el momento en que llegan a la oficina, o peor aún, tan pronto como se despiertan por la mañana. Si bien puede pensar que revisar sus correos electrónicos antes de pasar a otras tareas aumenta su productividad, en realidad es una de las peores maneras de comenzar el día.
“No solo puede arruinar su agenda y su lista de tareas para todo el día, ¿cuántas veces abrió su bandeja de entrada para ‘revisar’ y luego, horas más tarde, miró hacia arriba y se dio cuenta de que su mañana se había ido? — pero también desperdicia horas preciosas cuando la mayoría de las personas están operando en sus niveles máximos de productividad”, explica Augustine. Imagínese llegar a trabajar con tareas urgentes para terminar al final del día, solo para abrir su bandeja de entrada y encontrar cientos de correos electrónicos sin leer. Horas más tarde, terminas de responder a los correos electrónicos ¡solo para darte cuenta de que tu día se acabó!
2. Usa la regla de los 2 minutos para hojear tu bandeja de entrada
Si realmente te preocupa perderte solicitudes urgentes y correos electrónicos de tu jefe al no revisar tu bandeja de entrada, usa la regla de los «2 minutos» para revisar tus correos electrónicos a una hora determinada por la mañana. Esta estrategia se basa en el libro más vendido del experto en productividad David Allen, “Resolviendo las cosas.”
Mire a través de su bandeja de entrada e identifique los correos electrónicos que requieren una respuesta inmediata o aquellos que se pueden responder fácilmente. Si puede terminar sus respuestas a estos correos electrónicos en dos minutos, envíelos de inmediato. Tenga en cuenta que esto no significa que deba responder a todos los correos electrónicos que pueda responder en dos minutos. Esta estrategia significa responder a mensajes que puedas procesar fácilmente y que se relacionen con personas importantes de la organización. Cualquier otra cosa puede esperar hasta más tarde cuando tenga más tiempo.
3. Revisa tu correo electrónico cuando estés de viaje de negocios
Si su empleador lo envía a conferencias o reuniones de negocios y ha desaparecido de sus rastros de correo electrónico sin una sola respuesta, las cosas no se verán bien para usted. Recuerde, si bien no se debe esperar que esté localizable las 24 horas del día, los 7 días de la semana mientras viaja por trabajo, su empleador debería poder comunicarse con usted de vez en cuando durante la duración de su viaje. Después de todo, la empresa se hace cargo del costo de su excursión, por lo que no es mucho pedir.
Además, también debe estar al día con sus correos electrónicos cuando viaje por negocios para no perderse lo que sucede en la oficina. Su jefe podría estar ofreciendo un proyecto emocionante que está en juego, y un simple error como revisar su correo electrónico tarde puede costarle una oportunidad emocionante de crecimiento. Si viaja, asegúrese siempre de habilitar los datos en roaming o compre una tarjeta SIM local para facilitar la conectividad.
4. No revises tu correo electrónico cuando estés abrumado y procrastinando
Cuando se siente abrumado con su carga de trabajo y se acercan los plazos, es fácil pensar en revisar su correo electrónico como algo productivo. Responder a sus correos electrónicos puede ayudarlo a sentir que está haciendo algo, pero de hecho, simplemente está huyendo de la realidad y postergando tareas que son más urgentes y críticas.
“No permita que su correo electrónico se convierta en una excusa de por qué el trabajo real que necesitaba completar no se hizo”, sugiere Augustine. Cada vez que te encuentres abriendo tu bandeja de entrada, detente y da un paso atrás para examinar tus tareas pendientes y restablecer tus prioridades. Nunca uses tu bandeja de entrada como una excusa de por qué no pudiste terminar las otras tareas que tenías entre manos, ya que eso se refleja mal en ti.
5. Revisa tu correo electrónico cuando esperes una respuesta importante
Si está esperando un correo electrónico importante de sus clientes, una respuesta tardía puede ralentizar significativamente el progreso de todo el proyecto y abre un espacio para la mala comunicación y la mala interpretación. Por lo tanto, mantenga su bandeja de entrada abierta cuando esté esperando correos electrónicos importantes. También ayuda configurar notificaciones especiales en su teléfono para ciertos remitentes para que reciba alertas cuando le envíen un correo electrónico. Configurar alertas como estas ayudaría a evitar distracciones de mensajes promocionales innecesarios.
6. Revisa tu correo electrónico cuando viajas en transporte público
Si toma el tren o el autobús para ir al trabajo todos los días, este sería un lugar ideal para hojear su bandeja de entrada y aplicar la regla de los 2 minutos. Le brinda un comienzo productivo del día, utilizando tiempo que no se puede dedicar a otra cosa. Además, te ayuda a sumergirte directamente en tareas urgentes cuando llegas a la oficina. Del mismo modo, el viaje de regreso a casa por la noche se puede utilizar para organizar sus correos electrónicos en carpetas, eliminar el spam y los mensajes promocionales, y configurar una lista de acciones para el día siguiente.
7. Revisa tu correo electrónico a una hora programada
Una de las formas más eficientes de aumentar la productividad es programar tareas en su calendario y cumplirlas. De manera similar a cómo bloquea tiempo para reuniones y eventos en su calendario, reserve un bloque de tiempo todos los días para revisar y responder a sus correos electrónicos. Reservar un tiempo específico como este ayuda a mantenerse responsable y concentrarse completamente en la tarea en cuestión. Además, este hábito ayuda a establecer expectativas claras para sus colegas sobre su tiempo de respuesta.
No dejes que tu bandeja de entrada gobierne tu tiempo y energía. En cambio, siga estos consejos para crear una forma eficiente y efectiva de revisar y responder a sus correos electrónicos de trabajo todos los días. ¡Te lo agradecerás más tarde!
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