No rompas estas reglas de etiqueta de Slack.
Después de 2020, el trabajo remoto se ha convertido en la norma, y muchos profesionales aún no están seguros de cuándo (o si) regresarán a una oficina.
Trabajar desde casa por primera vez ciertamente tiene sus ventajas (¡pantalones de chándal todo el día!), pero también hay obstáculos comunes que todos hemos enfrentado, incluido mantenernos conectados con nuestros equipos. Ya no podemos pasar por el escritorio de nuestro gerente, saltar al módulo de TI o tocar el hombro de nuestros compañeros de trabajo para hacer una pregunta. Tuvimos que adoptar nuevas herramientas como Slack y Zoom y aprender las reglas de etiqueta que vienen con cada una.
Slack, en particular, puede ser complicado. Para muchos de nosotros, se ha convertido en nuestro salvavidas diario: la única aplicación que nos mantiene atados a nuestros compañeros de equipo. Sin embargo, aunque Slack es una herramienta poderosa, también puede distraer y molestar increíblemente si no se usa correctamente. Por eso es tan esencial que usted y su equipo dominen la etiqueta adecuada de Slack.
Hemos esbozado algunos consejos para ayudarle a convertirse en un Vago. Esta es la guía de etiqueta de Slack.
1. Comprender las reglas básicas de Slack
Si es nuevo en un trabajo remoto, tómese el tiempo para conocer los estándares de Slack de la empresa. Si el lugar de trabajo tiene una política de Slack o una guía de etiqueta, comience allí.
Si no, tómese un tiempo para arrastrarse, o explorar — varios canales de Slack. Obtenga una idea de cómo la empresa usa Slack, las expectativas de respuesta, quién está en qué canal y el estilo general de comunicación. Por ejemplo, ¿qué tan rápido responden las personas a los mensajes? ¿Se comunican con el equipo a través de Slack todas las mañanas? ¿La gente se comunica con abreviaturas y emojis? Tome nota de estas señales sociales virtuales.
Si ha sido empleado en una empresa pero no todos están en la misma página cuando se trata de usar Slack, sugiera crear algunas pautas. Tal vez Frank no inicie sesión en Slack hasta después del almuerzo, pero necesita que todos estén disponibles por las mañanas. O tal vez Stacy está enviando spam a los canales equivocados con fotos de su cachorro, lindo, pero que distrae por completo.
2. Ponte a prueba para enviar menos mensajes
¿Sabías que puedes ver cuántos mensajes envía cada miembro de tu equipo de Slack? Debajo del nombre de su espacio de trabajo en el lado izquierdo de la ventana de la aplicación, haga clic en la flecha desplegable y navegue hasta «Herramientas», luego «Análisis». Dirígete a la pestaña «Miembros» y encontrarás todo tipo de estadísticas.
No te contamos esto para que puedas acechar los hábitos de Slack de tus compañeros de trabajo. En su lugar, eche un vistazo a sus propios números y vea cuántos mensajes está enviando al mes en comparación con el promedio. Claro, tal vez sea un gerente y se comunique estrechamente con otros dos o tres equipos, por lo que tiene sentido que su cantidad de mensajes sea mayor. Pero desafíese a enviar menos mensajes durante los próximos 30 días.
¿Por qué? Slack dice que enviar menos mensajes es simplemente una mejor etiqueta. Eso significa menos notificaciones y menos distracciones. A nadie le gusta sentirse abrumado con 10 alertas de mensajes en un período de 30 segundos.
En lugar de…
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Slack: ¡Hola!
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Slack: Espero que estés teniendo una buena semana hasta ahora.
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Slack: solo quería revisar ese informe de análisis.
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Slack: Sé que has estado ocupado…
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Slack: pero ¿crees que lo tendrás para EOD?
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Slack: lo estamos cortando cerca de la fecha límite.
… ¡envía un solo mensaje! Es lo mismo, solo que menos de esos sonidos de «golpe de cepillo» que inducen ansiedad.
3. Haz que tus Slacks sean más fáciles de leer
¿Enviando un largo Slack? Al igual que un correo electrónico, un gran bloque de texto provocará gemidos y ojos vidriosos. Cuando envíe un Slack más largo, asegúrese de formatearlo para que sea fácil de leer. Utilice estos consejos para dividir el texto:
Detalles importantes en negrita o elementos de acción. Encuentre estilos de formato debajo de su cuadro de texto o use el acceso directo comando+b.
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Crear párrafos. Simplemente presione cambio+retorno para crear un salto de línea. También puede cambiar su configuración, por lo que con solo presionar Intro se creará un salto de línea. En sus Preferencias, vaya a Avanzado y actualice la configuración en «Al escribir un mensaje, presione Entrar para…»
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Use viñetas o listas numeradas. Escribir un guión creará automáticamente una viñeta. O encuentre más configuraciones de formato en la barra de herramientas debajo de su cuadro de texto.
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Agrega un emoji. ¿Compartir una victoria? Usa el emoji de aplausos. ¿Está enviando una lista actualizada de elementos de acción? Indique las tareas completadas con una marca de verificación. Nuevamente, querrá «leer la sala» cuando se trata del uso de emoji, pero a veces pueden hacer que los mensajes sean más fáciles de leer.
4. Use hilos y emojis para responder a los mensajes de Slack
Al responder a un mensaje de Slack, cree un hilo. Esto mantendrá la conversación anidada bajo el Slack inicial. Si alguien no está involucrado en la conversación, puede ignorar fácilmente todo el hilo en lugar de desplazarse por docenas de mensajes que son irrelevantes para ellos. Para crear un hilo, pase el cursor sobre Slack y busque el globo de diálogo, «Responder en el hilo».
O, si un Slack no garantiza una respuesta de texto completa, puede «reaccionar» con un emoji. Por ejemplo, muestre aprecio con 🙏 en lugar de decir «gracias». O hazle saber a alguien que viste su Slack reaccionando con un 👍: la radio moderna 10-4. Para hacer esto, pase el cursor sobre el mensaje y busque una reacción. Es una manera fácil de reducir Slacks y notificaciones innecesarias.
Consejo profesional: Las reacciones de emoji con un solo clic son convenientes, pero si descubre que no usa los emojis predeterminados que proporciona Slack, actualice su configuración. Dirígete a «Preferencias» y, en la sección «Mensajes y medios», busca la configuración de emoji. Asegúrese de que las «reacciones de un clic» estén activadas y luego actualícelas a «Mi emoji más utilizado» o personalice sus opciones.
5. Tenga en cuenta las @-menciones
En Slack, puede etiquetar personas en sus mensajes en canales públicos. Para hacerlo, simplemente escriba @ y empieza a escribir el nombre. Esta es una excelente manera de compartir información con su equipo mientras indica exactamente quién necesita ver el mensaje. Es el equivalente a escribir. atención: en un paquete o carta.
He aquí un ejemplo: como editor, utiliza el canal Slack editorial de su empresa para asignar artículos para el día, por lo que etiqueta al escritor que está escribiendo la historia. De esa manera, el escritor es consciente de la tarea y también lo es todo el equipo.
Querrá tener en cuenta a quién está etiquetando porque cuando menciona a alguien, recibirá una notificación. No hay necesidad de @canal o @aquí (que etiquetará a todos en el canal de Slack) a menos que tenga un anuncio importante que necesite que todos lean lo antes posible.
Consejo profesional: Si está etiquetado en un hilo irrelevante que está lleno de notificaciones, simplemente siléntelo. Pase el mouse sobre el mensaje original, haga clic en el ícono «Más acciones» y deje de seguir el hilo.
6. Mantén las conversaciones sobre el tema
Nuevamente, Slack puede distraer por completo si no se usa correctamente, así que asegúrese de enviar mensajes reflexivos y sobre el tema.
Si quieres usar Slack para charlas informales: oye, ¿cómo estuvo tu fin de semana? — enviar un mensaje directo privado. También puede configurar canales «divertidos» específicos si desea fomentar más una comunidad virtual.
Por ejemplo, un canal de «mascotas» permite a las personas compartir fotos de sus gatos y perros «trabajando desde casa». Un canal de «recomendaciones» es un excelente lugar para compartir accesos directos, listas de reproducción de trabajo favoritas, buenas lecturas, podcasts de la industria, etc. Haga que estos canales sean opcionales para que las personas que no quieren que las molesten no tengan que unirse.
7. Mantenga convenientes los mensajes importantes
Si estás hasta las rodillas en el trabajo y los Slacks te atacan de izquierda a derecha, hay algunas formas de marcar los mensajes a los que deseas volver más tarde. Pruebe estas opciones:
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Marcar como no leido. Esto es el equivalente a marcar un correo electrónico como no leído en su bandeja de entrada para que recuerde volver a él más tarde. Pase el mouse sobre el mensaje, busque «Más acciones» y luego «Marcar como no leído».
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Recuérdame sobre esto. Si no confía en sí mismo para recordar encontrar un Slack determinado en un canal determinado, configure un recordatorio para volver a él más tarde. De nuevo, ve a «Más acciones» y «Recuérdame sobre esto». Las opciones del temporizador van desde 20 minutos hasta la próxima semana, o puede configurar su propio recordatorio personalizado. Luego, Slackbot le enviará un recordatorio sobre el mensaje en ese momento.
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Añadir a elementos guardados. ¿Quieres guardar un mensaje importante? Tal vez tenga nuevos protocolos o pautas que deberá consultar con frecuencia. Pase el cursor sobre el mensaje y agréguelo a sus elementos guardados.
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Anclar un mensaje a un canal. Esto es similar a los elementos guardados, pero otros miembros del canal verán que el mensaje se ha fijado en el canal. Para encontrar sus elementos fijados en un canal, diríjase al icono de información en la parte superior de un canal y seleccione «Fijado».
8. Establecer estados
A diferencia de la oficina, trabajar de forma remota hace que sea más difícil controlar a las personas. No puedes simplemente mirar a través de la oficina para ver si Jim ya se fue a almorzar cuando tienes una pregunta para él. Por eso es tan útil establecer estados en Slack.
Por ejemplo, si vas a almorzar, actualiza tu estado. Usa un emoji de comida divertido como 🍕 o 🥪. Escriba una actualización de estado si desea designar la hora: Almuerzo 12-1 pm También puede usar esto para citas o reuniones.
No solo está informando a sus compañeros de trabajo que no está disponible, sino que también está protegiendo su tiempo personal haciéndoles saber que pospongan el envío de un mensaje mientras no esté disponible.
9. Respeta los límites (y establece los tuyos propios)
Recuerda: Slack es un espacio de trabajo público. Eso significa ser respetuoso con tus compañeros de trabajo. Comparta elogios en canales públicos, pero las críticas deben compartirse en privado. Ser demasiado crítico en un espacio público daña la seguridad psicológica y es poco profesional.
Del mismo modo, es importante respetar los límites personales y profesionales. Evite enviar Slacks fuera del horario de atención o los fines de semana a menos que sea urgente. (En ese caso, puede ser mejor simplemente levantar el teléfono).
También es importante establecer sus propios límites. Configura un programa de notificaciones de Slack. (Vaya a «Preferencias» y «Notificaciones».) Un programa de notificaciones le permite silenciar Slacks durante ciertas horas. Si trabaja de nueve a cinco, por ejemplo, considere configurar su horario de notificación de 8 am a 6 pm
10. Sepa cuándo deshacerse de Slack
Slack es un gran canal de comunicación para los equipos, pero hay un momento y un lugar para las conversaciones basadas en texto.
Si está resolviendo un malentendido o compartiendo la premisa de un nuevo proyecto, será más efectivo (y eficiente) participar en una llamada telefónica o videollamada. Esto también se aplica a las reuniones típicas que se realizarían en persona, como revisiones de desempeño, uno a uno con informes directos, discusiones sobre compensación y sesiones de capacitación.
¡Pero buenas noticias! Slack te brinda la posibilidad de realizar una llamada de audio o video directamente a través de la aplicación. Simplemente navegue a sus mensajes privados con la persona con la que desea reunirse y busque el ícono del teléfono en la esquina superior derecha. Puede elegir mantener su video activado o desactivado.
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Slack es un canal de comunicación innovador en el que confían muchos lugares de trabajo. Pero al igual que otras formas de comunicación en el lugar de trabajo, debe ser consciente y respetuoso al usarla.
Si no está seguro de estar usando Slack «de la manera correcta» en su empresa, siga el ejemplo de los demás. Y, por supuesto, ¡siempre puedes preguntar! Establecer algunas reglas básicas ayudará a que todos se mantengan enfocados (y garantizará que el clásico sonido de notificación de Slack no resuene en tus sueños por la noche).
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